Przekazanie samochodów służbowych

sluzboweNiniejszy artykuł opisuje sposób przygotowania i realizacji przekazania pracownikom firmy samochodów służbowych. Nie wszystkie rozwiązania mogą być wykorzystywane w innych przedsiębiorstwach (wewnętrzne rozwiązania i specyfika działalności) na pewno jednak przedstawia poszczególne kroki umożliwiające sprostanie tak dużej akcji logistycznej w tym konkretnym przypadku.

CEL – wydanie 250 samochodów nowym użytkownikom

CZAS WYDANIA – jeden dzień

OKRES PRZYGOTOWAŃ – 35 dni (od otrzymania 1 faktury)

DODATKOWE OBOWIĄZKI – zarządzanie pozostałą 350 samochodową flotą

ILOŚĆ OSÓB W DZIALE CFD – 3

Aby zrealizować w/w cel wystarczy: kupić samochody, zamontować wyposażenie dodatkowe np. alarmy, zarejestrować i ubezpieczyć je, odebrać karty paliwowe, znaleźć plac parkingowy i przywieźć samochody, wydrukować umowy przekazania samochodów użytkownikom, wysłać zaproszenia, przeszkolić nowych firmowych kierowców, wydać obiad, rozdać kluczyki, pozwolić na wyjazd z placu. Może jest to trochę zabawne ale do tego cała ta „zabawa” się sprowadza.

Przygotowania do zrealizowania całej imprezy należy rozpocząć już w momencie podjęcia decyzji o zakupie samochodów.

Organizując tak dużą imprezę należy wziąć pod uwagę wiele kosztotwórczych czynników, które z reguły są pomijane przy zakupie znacznie mniejszej ilości samochodów. O ile w przypadku wydania np. 2 samochodów można pozwolić sobie na dowóz aut bezpośrednio do zainteresowanego użytkownika o tyle przywożenie 250 samochodów we wskazane miejsce zajmie 3 osobom (personel CFD) ok. 21 dni roboczych. W tym czasie nie będzie oczywiście możliwa bieżąca działalność działu floty. Można oczywiście zlecić tę czynność dealerowi lub wyspecjalizowanej firmie, jednak koszty z tym związane stanowią znaczne obciążeniu budżetu imprezy. W opisywanym przeze mnie przypadku wybór miejsca padł na skład celny na który przywożone są do kraju wyprodukowane samochody. Unikamy w ten sposób dostarczania ich do dealera i eliminujemy ryzyko uszkodzenia samochodów w czasie transportu. Powierzchnia magazynowa takich składów jest zazwyczaj bardzo duża dzięki czemu wynajem powierzchni parkingowej na czas przygotowań nie powinien stanowić kłopotu. Pozbywanie się kłopotów i dzielenie się nimi ze współpracującymi z flotą firmami może stanowić klucz do sukcesu. Przykładowo dealer zamiast wozić na swój koszt samochody do siebie na stację opłaca wspomniany wcześniej koszt wynajęcia miejsc parkingowych na składzie celnym. Samochody które trafiają z fabryki na skład są tam po raz pierwszy myte po podróży i jest wykonywany tzw. przegląd zerowy. Nie odbywa się to „pod chmurką” tylko na przygotowanych w tym celu halach. Nie powinno być zatem problemu z wydzierżawieniem tych obiektów lub ich części na potrzeby montażu akcesoriów dodatkowych jak alarmy, centralne zamki itp. W ten sposób bez ponoszenia kosztów została przygotowana pod względem technicznym cała nowa flota naszej firmy. Ryzyko związane z uszkodzeniami transportowymi (załadunek, wyładunek) samochodów ograniczyliśmy do minimum.

Nie zawsze w najbliższej okolicy składu celnego uda nam się znaleźć obiekt hotelowo-konferencyjny umożliwiający profesjonalne przeprowadzenie szkoleń, konferencji poświęconej przekazywaniu samochodów, autoryzację i identyfikację użytkowników. Również w tym przypadku możliwe jest skorzystanie z „uprzejmości” składu celnego na terenie którego można zaadoptować halę na potrzeby planowanej konferencji i szkolenia w tym przypadku 350 osób. Dzielenie tych osób na grupy przy ograniczonej ilości czasu nie jest możliwe, dlatego musimy znaleźć miejsce do spotkania się tych wszystkich osób i zaproszonych gości w jednym czasie.

Mamy samochody, parking, miejsce uroczystości i szkolenia teoretycznego. Równolegle do prowadzonych działań w terenie, rozpoczęta została procedura papierkowej rejestracji samochodów i przyszłych kierowców. 250 samochodów to na początku blisko 1300 dokumentów do sprawdzenia i podpisania. Nie możemy sobie pozwolić aby na tym etapie przeoczone zostały pewne braki w kompletowanej dokumentacji. Może to skutkować sytuacją w której po drodze będzie się poruszał samochód o takich samych numerach np. silnika co inny nasz samochód. Zatem sprawdzamy przed podpisaniem treść faktury z kartami pojazdów i wyciągami ze świadectwa homologacji. Przy zgranym zespole i wsparciu innych osób poradzimy sobie z tym zadaniem w 2 – 3 dni. Teraz nie pozostaje nam nic innego jak przyjemność z ręcznego wypisania 250 wniosków rejestracyjnych. Dlaczego ręcznie? Takie są przepisy. Może uda nam się uzyskać zgodę na wdrukowanie nazwy firmy, NIP-u i regonu. Przepisy stosowane przez wydziały komunikacji w żaden sposób nie uwzględniają potrzeb klienta flotowego, przepraszam ……..petenta. No dobrze, kilka osób, parę długopisów pół litra wody do znaczków skarbowych, kolejne 2 dni i idziemy. Tak ….. do Wydziału Komunikacji. Teraz kolejny problem. Dealer ucieszy się z magicznej liczby 250 samochodów, towarzystwo ubezpieczeniowe również nie będzie narzekało ale w Urzędzie nie będziemy mile widziani z paroma segregatorami dokumentów i perspektywą dodatkowej pracy. A to sezon urlopowy, a to zwolnienia lekarskie, to znowu urlop macierzyński – cokolwiek tylko nie rejestracja tych samochodów. Możemy też dla urozmaicenia usłyszeć: „ nie ma sprawy, będą zarejestrowane. Proszę przyjść za 2 miesiące po odbiór czasowych numerów”. I w tym momencie cały nasz misterny plan może zawieść. Może, ale nie musi.

W opisywanym przypadku mija 6 dni i odbieramy stałe numery rejestracyjne ( nawet kolejne numery), płacimy podatek, ładujemy to wszystko na przenośny wózek ( waży ten towar ze 100 kg) i przechodzimy do kolejnej czynności – wysłania wniosków o wydanie kart flotowych. Nie można zrobić tego wcześniej ponieważ niezbędny jest numer rejestracyjny samochodu, który przed chwilą poznaliśmy. Pomimo szczerej chęci sprzedania nam paliwa przez producenta, to Dział Kart Stałego Klienta nie czeka tylko na nas więc i tu musimy odstać swoje w kolejce. A czas ucieka. Do imprezy tylko 2 tygodnie, a na karty poczekamy jeszcze tydzień. Plany są coraz bardziej napięte. Można wydać i 10 000 samochodów, a bez paliwa nie pojadą daleko. Oczywiście zabezpieczona została i ta część, na wszelki wypadek, przez zamówienie paliwa na skład celny, który w ciągu jednego dnia rozleje bezpośrednio do samochodów 8 000 litrów paliwa. Bez takiego wcześniejszego zatankowania samochodów nie wyobrażam sobie najbliższej stacji benzynowej w dniu wydania samochodów.

Przejdźmy teraz do użytkowników. W dniu wydania zobaczymy po raz pierwszy większość z osób odbierających samochody. Nie można dopuścić do sytuacji w której wydamy samochód komuś podszywającemu się pod naszych pracowników. Mając dane osób zakwalifikowanych przez firmę do posiadania samochodu służbowego rozpoczęliśmy wcześniejsze przygotowania do uroczystości. W tym celu zostały wydrukowane i podpisane ze strony firmy Umowy Przekazania Samochodów, do tego dołączona Polityka Firmy wraz ze zbiorem obowiązujących Zasad, dołączona instrukcja obsługi samochodu i wszystko to (prawie 4000 stron papieru i 250 książek serwisowych) przesłane bezpośrednio osobom zainteresowanym. Dzięki temu istnieje duże prawdopodobieństwo, że na spokojnie przeczytają te dokumenty i zapoznają się z ogólną obsługą samochodów. Powstaną też pytania na które znajdą odpowiedzi w trakcie szkolenia przez co nie będzie ono dla nich wyłącznie przykrym obowiązkiem. W trakcie szkolenia musimy położyć szczególny nacisk na przestrzeganie Polityki Samochodowej firmy i obowiązujących zasad. Powinniśmy wytłumaczyć najbardziej zawiłe kwestie, pozwolić na zadawanie pytań i udzielać rzeczowych odpowiedzi. Przy tak dużej flocie bardzo dużego znaczenia nabiera to jak jesteśmy (jako dział) postrzegani przez użytkowników. Takie spotkanie to doskonała okazja do zaprezentowania działu, pokazaniu czym tak naprawdę się zajmujemy i ile czasu nam to zabiera. Uświadomienie przyszłym użytkownikom, że przyjmowanie zgłoszeń o powstałych szkodach w samochodach zajmuje działowi floty tylko 20 % czasu. Może w ten sposób ograniczymy ilości odbieranych codziennie telefonów (często w bardzo prozaicznych sprawach), a rozwiązanie drobnych problemów użytkownik znajdzie w Polityce Firmy.

W dniu wydania samochodów pracownicy CFD wspomagani innymi zaufanymi pracownikami firmy dokonają identyfikacji zgłaszających się osób (np. sprawdzenie dowodów osobistych), przyjmą podpisane już dokumenty (nie tracimy cennego w tym dniu czasu na zbieranie podpisów) i oznaczą specjalnie przygotowanymi plakietkami osoby odbierające samochody. Zapobiegnie to zamieszaniu które może powstać przy fizycznym już odbiorze samochodów. Samochody również będą oznakowane w ten sam sposób co użytkownicy. Dużym ułatwieniem przy wyjeżdżaniu z placu będzie jego wcześniejsze oznakowanie – wyznaczenie dróg komunikacyjnych dla samochodów i pieszych. Również niezmiernie cenna może okazać się pomoc ze strony Policji, dzięki której włączenie się wszystkich samochodów do ruchu publicznego będzie możliwe bez powstawania olbrzymich korków. Podjęcie decyzji o tym, że po uruchomieniu silnika i zasięgnięciu ewentualnej porady o obsłudze auta, następuje wyjazd z placu prosto do miejsca zamieszkania nowego kierowcy, nie spowoduje zamieszania na pobliskich parkingach i drogach wyjazdowych.

Dbałość o oprawę marketingową, bazę noclegową, obiad i inne nie związane z działalnością floty czynności najlepiej zostawić w gestii profesjonalnego działu marketingu firmy. Jednak tylko bliska współpraca z tym działem umożliwi zrealizowanie całości planowanej uroczystości.

W grudniowym numerze magazynu FLOTA przedstawimy relację-reportaż z wyżej opisywanej imprezy, aby teoria przedstawiana na łamach pisma została poparta rzeczywistymi osiągnięciami zespołu flotowego tejże firmy.

Ten wpis został opublikowany w kategorii Uncategorized. Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.